Latar Belakang Ilmu Informasi dan Ruang Lingkup Ilmu Informasi

Latar Belakang Ilmu Informasi dan Ruang Lingkup Ilmu Informasi

Menurut Vickery & Vickery (1987), tahap baru dalam perkembangan pendekatan ilmiah terhadap kajian tentang sistem informasi dimulai pada tahun 1948, masyarakat bangsawan di London membahasnya dalam konferensi informasi ilmiah. Sepuluh tahun kemudian dalam Konferensi Internasional Informasi Ilmiah yang diorganisasi oleh United Stated National Science Foundation, bidang ini mendapat perhatian yang lebih mendalam.

Perkembangan sistem informasi

§  Kemudian, sejak 1966, kemajuannya ditunjukkan dengan adanya survey oleh majalah Annual Review in Information Science and Technology.

§  Pada tahun 1970, Tefko Saracevic mengembangkan penelitian tentang ilmu informasi yang dibukukan dari paperterseleksi sehingga mengalami perkembangan dalam beberapa dekade:

1.    Bagian pertama dari buku tersebut ditujukan pada fenomena dasar dari hakikat  informasi, perilaku pengetahuan , literatur dan pemakai, serta konsep relevansi.

2.    Bagian kedua dari sistem informasi difokuskan pada fungsi-fungsi informasi, yaitu sejak informasi disiapkan, dianalisis, diolah, dan ditemu balik hingga kembali menjadi penyiapan pembuatan dokumen.

3.    Bagian ketiga buku ini dikhususkan pada evaluasi system temu kembali informasi.

Hal ini sejalan dengan kejadian perubahan organisasi American Documentation yang pada tahun 1971 berubah nama menjadi ASIS (American Society for Information Science. Menurut anggaran dasar ASIS, ilmu informasi adalah kajian mengenai pencetus, pemakai, penggunaan, karakteristik, dan distribusi rekaman grafis.Hal ini merupakan perubahan dari pengertian dokumentasi seusai Perang Dunia II (Sulistyo Basuki, 1991).

            Istilah ilmu informasi pertama kali muncul dari penyamaran ahli informasi. Beberapa ahli informasi yang qualifiedmelakukan riset mengenai perkembangan-perkembangan industri ke peranan baru, yaitu memberikan layanan informasi secara aktif kepada teman sejawat mereka. Para pakar lebih menganggap diri mereka sebagai ahli informasi daripada ahli riset.Ketika pekerjaan itu berkembang dan diformalkan, kebutuhan memberikan training untuk mereka yang ingin masuk dalam kedudukan sebagai ahli informasi muncul.Pada waktu tertentu, training itu disebut ilmu informasi.

            Pada awalnya, isi dari ilmu informasi menekankan pada kemampuan praktis yang dibutuhkan dalam memberikan layanan informasi yang mencakup pengetahuan dan pengalaman terhadap sumber-sumber informasi, pengelolaan dokumen dalam arti pengindeksan dan pengabstrakan,dan penanganan pertanyaan-pertanyaan pemakai. Dalam waktu tertentu, komputer dan telekomunikasi telah memainkan perananya menjadi lebih besar dan mendorong skala pemakaian fasilitas informasi.Hal tersebut telah mendorong ahli informasi mendapatkan kemampuan analisis sistem dan kemampuan manajemen.

            Isi potensial dari ilmu informasi (meskipun masih tampak sebagai training) telah berkembang menjadi lebih luas. Pada tahun 1976, Institut Ahli Informasi (Institute of Information Scientiest) di London mengembangkan satu set kriteria ilmu informasi sebagai suatu bimbingan topik yang sangat beguna bagi pedoman kursus. Versi terakhir dari krteria ilmu informasi akan digambarkan pada bagian berikut.

A.   RUANG LINGKUP INFORMASI

Menurut Vickery & Vickery (1987) keriteria terbaru dari ilmu informasi dapat dikelompokkan menjadi dua bagian.

1.    Bagian utama atau topik inti terdiri atas hal berikut ini:

a.    Pengetahuan dan komunikasi pengetahuan tersebut

Adalah alur komunikasi pengetahuan dari si pengarang, ditransfer, kemudian digunakan oleh seseorang.Lalu, menjadi pengetahuan baru.

b.    Sumber-sumber informasi

Sumber informasi dapat dikelompokkan menjadi dua golongan besar, yaitu dokumen dan nondokumen.

Nondokumen adalah manusia yang bisa terdiri atas pengarang, dosen/pengajar, dan teman seprofesi. Sumber dokumen dapat dibagi menjadi tiga, yaitu,

1)    Sumber informasi primer didapatkan dari karya asli yang ditulis secara lengkap dan yang terdiri atas:

§  Monograph, yaitu buku teks yang dapat berupa karya dari penulis asli: pengarang tunggal dan ganda; editor; terjemahan dan saduran; atau dapat berseri dan berjilid dengan objek bahasan sama

§  Artikel majalah, yaitu bisa berupa hasil penelitian atau tinjauan pustaka yang dilengkapi dengan abstrak atau inti sari yang dibuat oleh si pengarang

§  Reportase yang dapat berupa hasil wawancara dengan seseorang dan laporan pandangan mata

§  Hasil penelitian: hasil penemuan baruyang didasarkan pada hipotesis yang dikaji kebenarannya atau hasil observasi terhadap suatu kejadian uang telah diuji kebenarannya

§  Skripsi, tesis, atau disertasi: karya tulis untuk mempertanggungjawabkan penyelesain pendidikannya.

2)    Sumber sekunder adalah hasil ringkasan sumber primer dan merupakan alat bantu untuk menemukan sumber primer. Contohnya, ensiklopedia, kamus, bibliografi, kumpulan indeks, kumpulan abstrak, sumber biografi, katalog perpustakaan, dan lain-lain.

3)    Sumber tersier adalah ringkasan dari sumber sekunder. Contoh,

§  Indeks abstrak, yaitu kumpulan abstrak yang diterbitkan dalam bentuk majalah dan

§  Blibliografi dari bibliografi, yaitu daftar dari beberapa bibliografi yang diterbitkan dalam bentuk majalah yang dapat digunakan untuk menemukan bibliografi tertentu dalam waktu cepat. Misalnya, Bibliografi of Bibliografi Human Right for Children.

c.    Pengelolaan informasi

Organisasai informasi adalah bagaimana mengolah informasi mulai dari informasi tersebut disiapkan, diinventaris, dikatalog, diklarifikasi, sampai dilayankan.

d.    Temu kembali informasi

Temu kembali informasi, yaitu proses penemuan kembali informasi dalam suatu system informasi  atau pangkalan data (Suwanto, 2009: 1-3). Dalam temu informasi ada dua cara yang digunakan,

1)    Penelurusuran secara manual

Penemuan kembali informasi menggunakan cara-cara manual, tanpa bantuan komputer.Misalnya, mencari informasi melalui katalog perpustakaan, melalu buku indeks, atau melalui bibliografi.

2)    Penelusuran secara elektronis

Yaitu penemuan kembali informasi yang dibutuhkan pemakai dalam suatu pangkalan data atau system informasi dengan menggunakan sarana-sarana elektronis.

Menurut Belkin (1985) seperti dikutip Suwanto (2000: 383), ada lima focus perhatian pada kajian temu kembali informasi, yaitu

§  Perpindahan informasi dalam sistem informasi

§  Pemikiran tentang informasi yang diinginkan

§  Efektivitas sistem dan perpindahan informasi

§  Hubungan antara informasi dan penciptanya

§  Hubungan antara informasi dan pemakai

e.    Penyebaran informasi

Penyebaran informasi terpilih (dissemination information)  adalah suatu prosedur untuk memberikan acuan dari dokumen-dokumen yang dibutuhkan pemakai yang berhubungan dengan bidang atau subjek yang diminati dalam waktu tertentu. Hal ini dilakukan untuk menghindari keharusan pemakai membaca keseluruhan buletin abstrak, misalnya dari bulletin chemical abstractsyang sangat banyak dan tulisannya kecil (Sulistyo-Basuki, 1992: 173-174).

f.     Manajemen informasi

Menurut Wikipedia manajemen informasi adalah the collection and management of information from one or more sources and the distribution of that information to one or more audiences.Artinya adalah kumpulan dan pengelolaan informasi dari satu atau beberapa sumber dan pendistribusiannya kepada satu atau beberapa pemakai.

Akan tetapi, menurut James Robertson (www.steptwo.com.au/category/papers/informationmanagement ), definisi tersebut masih membingungkan. Menurutnya, information managementadalah penerapan teknologi baru untuk mengatasi masalah-masalah semacam content managementatau manajemen dari isi sistem informasi atau lembaga informasi, pengelolaan dokumen, sarana-sarana sistem informasi (perpustakaan), dan penerapan portal pada lembaga tersebut. Menurutnya, komponen manajemen informasi meliputi orang, proses, teknologi, danisi.Semua komponen ini harus berusaha keras agar manajemen informasi dalam organisasi bisa berjalan dengan efektif.

2.    Bagian pelengkap, yaitu

a.    Pengelolaan data

b.    Metode penelitian

c.    Bibliometrik (beberapa aspek dari matematik dan statistik)

d.    Linguistik

e.    Pengetahuan bahasa asing, dan

f.     Teknologi informasi

B.   PENGEMBANGAN MANAJEMEN INFORMASI

Manajemen informasi adalah suatu payung yang mencakup semua sistem dan proses dalam suatu organisasi tersebut. Dalam istilah teknologi, manajemen informasi meliputi sistem-sistem berikut.

1.    Content management system (CMS)/ sistem manajemen berdasarkan isi adalah sistem menejemen yang melihat isi informasinya. CMS mendukung kreasi, manajemen, penerbitan, dan penemuan dalam informasi perusahaan (web content management). Sistem ini difokuskan pada isi online (online content) yang ditargetkan untuk website perusahaan ataupun internet.

2.    Enterprise content management system (ECMS)/ system informasi manajemen perusahaan berdasarkan isi adalah suatu sistem manajemen yang terdiri atas inti manajemen yang didasarkan web dengan menambahan kemampuan-kemampuan untu mengelola ruang lingkup organisasi yang lebih luas. Hal ini sering berisi manajemen dokumen, manajemen record, manajemen asset digital, atau keistimewaan-keistimewaan perusahaan.

3.    Document management sysem (DMS)/ sistem pengelolaan dokumen didesain untuk membantu organisasi mengelola kreasi dan alur dokumen melalui syarat-syarat yang disentralkan pada repository atau kekayaan lokal serta alur kerja yang membuka ketentuan-ketentuan bisnis dan metadata. Focus DMS terletak pada penyimpanan dan temu kembali apad sumber-sumber elektronik dengan format orisinalnya.

4.    Records management system (RMS)/ system record manajemen: (AS4390) mendefinisikan pemeliharaan sistem record sebagai sistem informasi yang menangkap, mengutamakan, dan memberikan akses kepada record-record sepanjang waktu.

5.    Digital asset management (DAM) system/ digital asset manajemen system mendukung penyimpanan, penemuan kembali, dan penggunaan kembali objek-objek digital dalam suatu organisasi.

6.    Brand management system (BMN)/ system manajemen perusahaan adalah aplikasi spesifik dari beberapa kategori produk DAM pada manajemen materi-materi periklanan dan produksi.

7.    Librarian management system (LMS)/ system manajemen perpustakaanmemberikan suatu solusi lengkap untuk administrasi semua fungsi perpustakaan dan layanan ke masyarakat

8.    Digital imaging system atau system gambar digital mengautomasikan kreasi versi-versi elektronik dari dokumen-dokumen yang berupa kertas (semacam bentuk PDGs atau TIFFs) dan digunakan sebagai masukan pada system record manajemen.

9.    Learning management system (LMS)/ system manajemen untuk pembelajaran mengautomasikan administrasi dan pembelajaran-pembelajaran lain. Hal ini mencakup pendaftaran beasiswa, pengelolaan sumber-sumber pelatihan, hasil-hasil record, dan kursus-kursus umum administrasi. LMS didesain untuk memenuhi kebutuhan trainer dan pengajar.

10.  Learning content management system (LCMS)/ sistem manajemen isi pengajaran memadukan kemampuan dari CMS dengan LMS. Hal ini memungkinkan mereka untuk mengelola kedua isi bahan-bahan training dan administrasi dari training tersebut.

11.  Geographic information system (GIS)/ sistem informasi geografis adalah sistem yang digunakan pada hal-hal khusus berdasarkan computer untuk pengambilan, penyimpanan, analisis, dan penyajian ruang data.

Konsep Informasi: Hubungan Data, Informasi, dan Pengetahuan

Konsep Informasi: Hubungan Data, Informasi, dan Pengetahuan

Menurut Saracevic, definisi-definisi tentang informasi bukanlah klasifikasi mutlak, tetapi rangkaian perjalanan informasi (information journey) yang kerumitannya semakin bertambah (Rivalina, 2004:203). Berbicara tentang informasi akan selalu berhubungan dengan data. Oleh karena itu, terlebih dahulu perlu kita bahas pengertian data.

A.   Pengertian Data

1.      Menurut Pendit (1992), data adalah hasil observasi langsung terhadap suatu kejadian, yang merupakan perlambangan yang mewakili objek atau konsep dalam dunia nyata

2.      Menurut Ralston dan Reilly (Chamidi, 2004: 314), data didefinisikan sebagai fakta atau apa yang dikatakan sebagai hasil dari suatu observasi terhadap fenomena alam. Data bisa berupa tulisan atau gambar yang dilengkapi dengan nilai tertentu.

B.     Informasi

Ada tiga makna dari kata informasi

1.      Informasi sebagai suatu proses

Yaitu merujuk pada kegiatan-kegiatan menjadi terinformasi

2.      Informsi sebagai pengetahuan

Informasi mengacu pada segala kejadian di dunia (entitas) yang tidak terhingga, yang tak dapat disentuh, atau sesuatu yang abstrak.

3.      Informasi dianggap sebagai suatu benda atau penyajian yang nyata dari pengetahuan.

Ø  Informasi sebagai benda yang nyata, dilihat dari symbol-simbol dan dapat ditangkap oleh pancaindra manusia serta dapat saling dipertukarkan.

Ø  Informasi dianggap sebagai bahan mentah yang nyata, yang berada diluar manusia yang memerlukan pemrosesan lebih lanjut.

Dalam hubungannya dengan sistem informasi, informasi dapat didefinisikan sebagai berikut:

1.      Menurut Teskey (Pendit, 1992), informasi adalah kumpulan data yang terstruktur yang disampaikan seseorang kepada orang lain.

Ø Sebagai benda nyata (information as a thing)

Ø  Sebagai sesuatu yang abstrak

2.      Goedon B Davis (1999: 28), informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang.

3.      Oxford English Dictionary, Informasi adalah sesuatu yang diberitahukan atau dijelaskan (that of  which is appised or told), keterangan (intelligence), dan berita (news) (Zorkoczy, 1998: 9).

4.      Dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, informasi disebutkan sebagai berikut.

Keterangan, pernyataan, gagasan, serta tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta, maupun penjelansannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi serta komunikasi secara elektronik ataupun nonelektronik.

Terkait dengan mutu informasi Buckland (Revalina, 2004: 203), menjabarkan informasi menjadi tiga:

a.      Information-as- process (berperan menyampaikan)

b.      Information-as-knowledge (sesuatu yang dirasakan dalam information-as-process, pengetahuan yang dikomunikasikan), dan

c.       Information-as-thing, informasi adalah objek, seperti data dan dokumen yang dapat memberikan informasi.

Nilai Informasi

            Menurut Burch dan Strater (Davis, 1999: 58-59), informasi dalam konteks sistem informasi akan menjadi bernilai, semakin formal, dan ideal apabila didasarkan pada sepuluh sifat berikut.

1.      Accessibility

2.      Luas dan lengkapnya (comprehensiveness)

3.      Ketelitian (accuracy)

4.      Kecocokan (appropriateness)

5.      Ketepatan waktu (timeliness)

6.      Kejelasan (clarify)

7.      Keluwesan (flexibility)

8.      Dapat dibuktikan (verifiability)

9.      Tidak ada prasangka (freedom from bias)

10.  Dapat diukur (quantifiable)

C.    Jenis-jenis informasi

Jenis-jenis informasi menurut Soetaminah (1991) terdiri atas hal-hal berikut.

1.      Informasi untuk kegiatan politik. Informasi ini digunakan para politikus dalam melakukan kegiatan politiknya.

2.      Informasi untuk kegiatan pemerintahan. Informasi ini digunakan para pejabat untuk menyusun rencana, membuat keputusan, dan kebijakan-kebijakan pemerintah.

3.      Informasi untuk kegiatan sosial. Informasi ini digunakan oleh pemerintah untuk menyusun rencana-rencana, membuat keputusan dan kebijakan, serta menentukan program kerja, antara lain untuk program-program  kerja kesehatan, pendidikan, atau diluar kegiatan utama dari departemen yang membawahinya.

4.      Informasi untuk dunia usaha. Informasi yang dibutuhkan untuk dunia usaha mencakup masalah-masalah:

a.       Pemupukan modal usaha melalui pinjaman dari bank

b.      Investasi

c.       Lokasi pabrik

d.      Berbagai macam hal yang terkait dengan produksi,

e.       Hubungan perusahaan perusahaan dengan pemerintahan

f.       Persaingan, alih teknologi, dan lain-lain.

5.      Informasi untuk kegiatan militer. Informasi ini diperlukan untuk pejabat militer agar selalu mengikuti informasi kemiliteran yang meliputi perubahan sistem persenjataan, perubahan sistem logistic, perubahan sistem administrasi, perencanaan strategi, dan pembianaan pasukan.

6.      Informasi untuk penelitian. Untuk melakukan penelitian, seorang peneliti perlu mengetahui berbagai macam penelitian yang pernah dilakukan oleh peneliti lain, termasuk hasilnya. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari duplikasi penelitian.

7.      Informasi untuk pengajar, baik guru maupun dosen, membutuhkan informasi untuk memperluas cakrawala pengetahuan.

8.      Informasi untuk tenaga lapangan. Tenanga lapangan, baik penyuluh pertanian maupun penyuluh kesehatan, adalah orang-orang yang bekerja memberikan informasi kepada masyarakat.

9.      Informasi untuk individu. Adalah informasi yang dibutuhkan seseorang sesuai dengan statusnya dalam masyarakat, pendidikannya, dan kegiatannya.

10.  Informasi untuk pelajar dan mahasiswa. Pelajar dan mahasiswa membutuhkan informasi guna mengembangkan pengetahuannya.

Terkait dengan dokumentasi,ada pembagian jenis informasi lain seperti yang disebutkan Pramanto (2004) dalam Wulandari, dkk (2007), yaitu

Ø  Informasi yang terekam dalah informasi yang dapat direkam melalui berbagai alat atau media, antara lain media grafis, media elektronik, dan media audiovisual, tak terkecuali media cetak. Selanjutnya, jenis informasi ini disebut dokumen.

Ø  Informasi tak terekam adalah informasi yang beluma atau tidak dapat direkam karena situasi dan kondisi serta nilai kepentingan yang dikandung informasi itu.

D.    Karakteristik Informasi

Dalam suatu organisasi, karakteristik informasi disesuaikan dengan jajaran manajemen untuk menyelaraskan informasi yang dibutuhkan sesuai dengan tugas yang diembannya. Oleh karena itu, jajaran manajemen waktu perlu mengenali karakteristik informasi, seperti yang Wulandari (2007) tulis sebagai berikut.

1.      Luas informasi

Adalah seberapa luas ruang lingkup informasi tersebut.

2.      Kepadatan informasi

adalah seberapa berisinya informasi yang diterima.

3.      Ferkuensi informasi

Artinya keseringan informasi atau tingkat rutinitas informasi yang dibutuhkan oleh masing-masing tingkatan manajemen.

4.      Waktu dan informasi

Adalah informasi tentang kondisi atau situasi yang telah dilalui dan akan dihadapi oleh organisasi tersebut di masa depan.

5.      Sumber informasi

Berarti sumber dari mana informasi tersebut didapat, yaitu

a.       Sumber internal banyak dibutuhkan oleh manajemen tingkat bawah untuk mengontrol kegiatan-kegiatan operasional sehari-hari.

b.      Sumber eksternal  banyak dibutuhkan oleh manajemen menengah dan atas yang digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan strategis yang berjangka panjang.

 E. Pengetahuan

Adalah sesuatu yang digunakan manusia untuk memahami dunia, yang dapat diubah berdasarkan informasi yang diterima. Pengetahuan si A bisa berbeda dengan pengetahuan si B, berdasarkan informasi yang sama. Dengan demikian, informasi dan data merupakan sarana baku untuk menunjang dan meningkatkan kegiatan bidang ilmu pengetahuan, kebudayaan, dan teknologi.

Perbedaan konsep data, informasi, dan pengetahuan dijelaskan oleh Teskey (Pendit,1992: 80-81) berikut.

a.      Data adalah hasil dari observasi langsung terhadap suatu kejadian. Ia merupakan entitas (entity) yang dilengkapi dengan nilai tertentu. Entitas ini merupakan perlambangan yang mewakili objek atau konsep dalam dunia nyata.

b.      Informasi adalah kumpulan data yang terstruktur untuk memperlihatkan hubungan-hubungan entitas di atas.

c.       Pengetahuan adalah model yang digunakan  manusia untuk memahami dunia dan yang dapat diubah-ubah oleh informasi yang diterima pikiran manusia.

Hubungan informasi dan pengetahuan menurut para ahli:

a.       Nitecki 1985, dalam (Pendit, 1992: 81)

Konsep informasi dan pengetahuan selalu merujuk pada suatu hubungan yang terus-menerus antara informasi yang baru diperoleh dan pengetahuan yang masih statis pada saat informasi tersebut diterima.

b.      Sulistyo Basuki (2011)

Informasi dimulai dengan sebuah peristiwa (event), peristiwa itu direpsentasikan dalam bentuk simbol. Simbol ini dapat berupa teks, angka, suara, gambar, gabungan dua jenis simbol atau lebih, serta gabungan yang diatur dengan peraturan dan formulasi sehingga menjadi informasi, bila ditransformasi ke manusia lain, hal itu berubah menjadi pengetahuan (knowledge). Manusia yang memperoleh pengetahuan akan menjadi lebih bijak (wise) daripada manusia sebelumnya.